Politique de protection des données à caractère personnel

COMUNICA SAS, Société par Actions Simplifiée dont le siège social est situé, 6 Rue Frédéric Bazille - 34000 MONTPELLIER et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 480506971, s'engage à protéger votre vie privée et à respecter les lois applicables en matière de protection des données à caractère personnel.

La présente « Politique de protection des données personnelles » vise à vous fournir toutes les informations adéquates vous permettant de comprendre (i) quels sont vos droits en matière de traitements de données personnelles et (ii) comment sont traitées vos données personnelles lorsque vous utilisez les services ZENA accessibles à l'adresse zena.eu. (« Politique »).

Définitions

Aux fins de vous permettre de parfaitement comprendre les termes utilisés au sein de la Politique, nous reproduisons ci-dessous quelques notions étant définies par les réglementations applicables et étant utilisées dans la présente Politique.

• « données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
• « traitement » : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ;
• « responsable du traitement » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre;
• « sous-traitant » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter les textes suivants :

• le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, à l'adresse suivante
• la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, à l'adresse suivante

Quelle est la qualification juridique de COMUNICA ?

En fonction des données à caractère personnel collectées et traitées sur ZENA, la qualification juridique de COMUNICA pourra être différente.

Quelles sont les données traitées par COMUNICA ?

Dans le cadre de votre utilisation du service ZENA, COMUNICA procède à la collecte des données personnelles suivantes :

• Votre nom d'utilisateur
• Votre adresse e-mail
• Votre numéro de téléphone utilisé exclusivement pour la réalisation de prise de rendez-vous
• Votre date de naissance
• Votre mot de passe (cette donnée est conservée de manière chiffrée)
• Vos données d'utilisation du service ZENA (dates et heures de connexion, actions réalisées sur le service, matériel utilisé pour utiliser le service ZENA, etc.)
• Le cas échéant, toute pièce jointe communiquée par vos soins au Professionnel de santé concerné lors de la prise de rendez-vous médicaux.

Votre Professionnel de santé, en sa qualité de responsable de traitement et conformément aux réglementations en vigueur, a dû vous informer des traitements de données personnelles mis en œuvre et vous concernant. Vous pouvez à tout moment exercer vos droits auprès de votre professionnel de santé.

De plus, votre Professionnel de santé a normalement préalablement recueilli votre consentement permettant, pour la gestion des prises de rendez-vous médicaux, le transfert de certaines de vos données rattachées à votre parcours de soins. Ni COMUNICA ni ses sous-traitants n'accèdent à vos données de santé. Si vous souhaitez retirer ou modifier votre consentement, nous vous invitons à contacter directement le Professionnel de santé concerné.

Les données collectées par COMUNICA sont uniquement utilisées par COMUNICA pour les finalités décrites ci-dessous.

Des cookies sont-ils utilisés dans le cadre du fonctionnement du service ZENA ?

Dans le cadre du bon fonctionnement du service ZENA, COMUNICA utilise des « cookies ». Un cookie est un petit fichier informatique déposé et lu lors de la consultation d'un site internet ou d'une application mobile, ou de tout autre terminal similaire (tablette, téléviseur connecté, etc.).

Conformément à la Directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (directive vie privée et communications électroniques) ainsi qu'à la Délibération n° 2020-091 du 17 septembre 2020 portant adoption de lignes directrices relatives à l'application de l'article 82 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée aux opérations de lecture et écriture dans le terminal d'un utilisateur (notamment aux « cookies et autres traceurs ») et abrogeant la délibération n° 2019-093 du 4 juillet 2019, les cookies utilisés dans le cadre du fonctionnement du service ZENA ne nécessitent pas le consentement de ses utilisateurs. Ces derniers étant exclusivement dédiés :

• à être strictement nécessaire à la fourniture d'un service de communication en ligne à la demande expresse de l'Utilisateur ; et
• à gérer les sessions de connexion des utilisateurs de ZENA.

Dans quels buts sont utilisées les données traitées par COMUNICA en sa qualité de responsable de traitement ? Sur quel(s) fondement(s) ?

Dans le cadre de votre utilisation du service ZENA, vos données à caractère personnel sont traitées par COMUNICA pour plusieurs finalités :

• vous permettre de bénéficier des services ZENA (création et gestion de votre compte personnel ZENA). Vos données sont traitées pour cette finalité car elles sont nécessaires à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie (se manifestant par votre acceptation des « Conditions générales d'utilisation » ZENA)
• assurer la sécurité des comptes utilisateurs ZENA et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking, etc.). Vos données sont traitées pour cette finalité sur la base des intérêts légitimes de COMUNICA à assurer la sécurité des comptes de ses utilisateurs et la confidentialité des données de ses utilisateurs
• lorsque vous en faites la demande, aux fins de vous fournir une assistance et un support technique dans le cadre de votre utilisation des services ZENA. Vos données sont traitées pour cette finalité car elles sont nécessaires à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie (se manifestant par votre acceptation des « Conditions générales d'utilisation » ZENA).

Durant combien de temps sont conservées vos données personnelles ?

COMUNICA a déterminé et mis en œuvre des mesures visant à ce que vos données à caractère personnel soient traitées pendant des durées n'excédant pas celles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Une fois les délais écoulés, vos données à caractère personnel sont conservées par COMUNICA pendant un délai complémentaire, sous forme d'archives, dans le cadre de la mise en œuvre d'opérations de sauvegardes de données. Ces sauvegardes sont uniquement utilisées pour restaurer des données en cas d'incident technique.

Dans le cadre de certaines situations exceptionnelles, vos données sont susceptibles d'être conservées au-delà de ces durées (de manière non exhaustive : dans le cadre d'un contentieux, lorsque les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont plus possibles contre la décision rendue ; aux fins de respect de certaines obligations légales incombant à COMUNICA ; à la demande d'une autorité légale, etc.).

Où sont traitées vos données personnelles ?

Vos données à caractère personnel sont hébergées et traitées en France. COMUNICA exerce l'ensemble de ses activités depuis la France. Vos données ne sont pas transférées en dehors de l'Union européenne.

Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

Concernant la gestion des services ZENA, les destinataires de vos données personnelles sont, principalement, des salariés internes de COMUNICA ou de la Société WEDA, sous-traitant de COMUNICA, chargés de la gestion de la relation client, et le cas échéant de la réalisation des activités de support et de maintenance de la plateforme ZENA.

Concernant la gestion des rendez-vous médicaux et la consultation des pièces jointes rattachées, chaque Professionnel de santé contacté et auprès duquel vous validez une prise de rendez-vous sera destinataire de vos informations nominatives.

Quelles mesures prenons-nous pour protéger vos données personnelles ?

La protection de la vie privée et la sécurité revêtent une importance cruciale dans la façon dont nous créons et fournissons nos produits et services. Nous prenons les mesures appropriées pour garantir la sécurité en ligne, la sécurité physique, éliminer les risques de perte de données et autres risques en tenant en compte du risque que représentent le traitement et la nature des données qui sont protégées. Nous limitons également l'accès à nos bases de données contenant des données personnelles au seul personnel autorisé ayant un besoin justifié d'accéder à ces informations.

Quels sont mes droits et comment puis-je les exercer ?

En vertu des dispositions réglementaires, vous disposez de droits sur vos données à caractère personnel :

• Un droit d'accès à vos données personnelles (droit d'obtenir de COMUNICA la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non par nos soins, des informations relatives aux traitements mis en œuvre ainsi que l'accès auxdites données à caractère personnel)
• Un droit de rectification de vos données personnelles qui s'avèreraient inexactes
• Un droit à l'effacement de vos données personnelles. Ce droit est conditionné à certains motifs détaillés au sein de l'article 17 du RGPD
• Un droit à la limitation de vos données personnelles. Ce droit est conditionné à certains motifs détaillés au sein de l'article 18 du RGPD
• Un droit à la portabilité de vos données personnelles (droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant et/ou que vous nous avez fourni à COMUNICA dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine). Ce droit est subordonné à certaines exigences détaillées au sein de l'article 20 du RGPD
• Un droit d'opposition aux traitements mis en œuvre. Ce droit est subordonné à certaines exigences détaillées au sein de l'article 21 du RGPD
• Un droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que COMUNICA communique (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné.

Enfin, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) au sujet du traitement de vos données personnelles. Nous vous encourageons à prendre contact avec COMUNICA avant tout dépôt de plainte afin que nous puissions répondre à vos demandes et attentes.

Pour exercer vos droits, vous pouvez effectuer une demande :

• par e-mail à l'adresse suivante : dpo@comunica.fr ; ou
• par courrier postal à l'adresse suivante : Délégué à la Protection des Données - COMUNICA – 6 Rue Frédéric Bazille – 34000 MONTPELLIER - FRANCE

Vous êtes par ailleurs informé, conformément à l'article 13-1, b) du RGPD, que l'entité Mon DPO externe est désignée en qualité de Délégué à la Protection des Données ("DPO") auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, pour le compte de l'entité COMUNICA.